Archief en e-Depot — beheerdersgids

Procest draagt afgeronde zaken op een controleerbare manier over aan een gemeentelijk of regionaal e-Depot conform GiHandover/MDTO. Deze gids is geschreven voor de DIV-beheerder en de functioneel beheerder: bewaartermijnregels configureren, batchoverdrachten initiëren, bewijsstukken raadplegen en problemen oplossen.

Specs: openspec/changes/archief-edepot-handover-01-schema-config t/m archief-edepot-handover-08-admin-ui-docs Entiteiten: BewaarTermijnRegel, OverdrachtTrigger, SipBundel, OverdrachtTransactie, ArchiefBewijs, OverdrachtAuditLog Status: in opbouw — admin-UI en dashboard komen in member-08.

Wat doet de archief-pipeline?

1. Een zaak bereikt een eindstatus die in BewaarTermijnRegel een bewaartermijn raakt → er wordt een OverdrachtTrigger aangemaakt.
2. Op de geconfigureerde overdrachtsdatum bundelt Procest metadata en documenten in een SIP-bundel (GiHandover BagIt + MDTO XML).
3. De SIP wordt via openconnector naar het e-Depot gestuurd; de uitwisseling wordt vastgelegd in OverdrachtTransactie.
4. Het e-Depot retourneert een acceptatie/proof; Procest slaat het bewijs op in ArchiefBewijs en logt elke stap in OverdrachtAuditLog.

1. Bewaartermijnregels configureren

Bewaartermijnregels koppelen een zaaktype aan een bewaarduur en een selectielijstcategorie.

Eerste keer — VNG-defaults

Bij installatie zijn er drie voorbeeldregels geseed:

Zaaktype	Bewaartermijn	Selectielijst
omgevingsvergunning	5 jaar	Selectielijst gemeenten 4.1.3
wmo-aanvraag	10 jaar	—
subsidie-verlening	permanent	—

Pas ze aan vóór livegang aan jullie eigen selectielijst.

Regel toevoegen of wijzigen

1. Open Beheer → Procest → Archief → Bewaartermijnregels.
2. Klik Regel toevoegen of selecteer een bestaande regel.
3. Vul in:
   • Zaaktype — dropdown van gepubliceerde zaaktypen.
   • Bewaartermijn — geheel getal in jaren of permanent.
   • Selectielijst-categorie — vrije tekst, bv. Selectielijst gemeenten 4.1.3.
   • Trigger — vanaf welk moment de bewaartermijn loopt (zaakAfgesloten, besluitOnherroepelijk, eindBezwaarTermijn).
   • Verlengingsgrond — optioneel, voor zaken die wettelijk langer bewaard moeten blijven.
4. Opslaan. De regel werkt door op alle nieuwe en bestaande zaken die deze trigger nog niet hebben gepasseerd.

Validaties

• bewaartermijnJaren ≥ 1 of permanent.
• zaaktypeKey moet bestaan en gepubliceerd zijn.
• Een (zaaktypeKey, trigger)-combinatie is uniek; je kunt geen tweede regel voor hetzelfde paar opslaan.

Regel verwijderen

Een regel verwijderen verandert niets aan reeds aangemaakte triggers of overgedragen zaken. Het stopt alleen nieuwe triggers voor zaken die nog binnen de scope vallen.

2. Dashboard en monitoring

Het dashboard Procest → Archief → Overzicht toont:

• Statkaarten:
  • Ready — triggers waarvan de overdrachtsdatum gepasseerd is en die nog niet zijn opgepakt.
  • In Progress — actieve OverdrachtTransactie-records.
  • Failed — transacties met fout-status, wachtend op retry of correctie.
  • Completed — succesvol bevestigd door het e-Depot.
  • Total Transferred — cumulatief totaal sinds livegang.
• Triggers-tabel — alle openstaande triggers met zaaknummer, regel, geplande overdrachtsdatum.
• Batch-jobs tabel — laatste 50 batchruns met start, doorlooptijd, aantal SIP-bundels, en eindstatus.
• Snelle acties:
  • Batch starten — start een ad-hoc batchrun voor alle Ready-triggers.
  • Mislukte opnieuw proberen — herstart alle Failed-transacties met de oorspronkelijke SIP-bundel.
  • Bewijs bekijken — opent de ArchiefBewijs-detailweergave voor een geselecteerde zaak.

3. Batchverwerking

De daemon draait dagelijks (cron via BackgroundJob) en pakt alle Ready-triggers op. Voor handmatige verwerking is er Batch starten.

Een handmatige batch

1. Klik op Batch starten.
2. Filter optioneel op zaaktype of overdrachtsdatum-bereik.
3. Bevestig het aantal triggers (max 200 per batch).
4. Volg de voortgang in real-time via de WebSocket-update op het dashboard.
5. Na afronding verschijnt een rapport: succesvol / mislukt / wachtend op e-Depot bevestiging.

Concurrency

Procest verwerkt maximaal 5 SIP-bundels gelijktijdig (geconfigureerd in lib/Settings/ArchiefAdmin.php → archief_max_concurrent). Dit beschermt de e-Depot-API tegen overbelasting.

4. Bewijs van overdracht (Proof of Transfer)

Voor elke succesvol overgedragen zaak slaat Procest een ArchiefBewijs op met:

• eDepotReceiptId — de ontvangstbevestiging van het e-Depot.
• checksumSha256 — checksum van de SIP-bundel, voor latere verificatie.
• acceptanceTimestamp — wanneer het e-Depot accepteerde.
• mdtoBundleReference — pad naar de gearchiveerde MDTO-bundle.

Het bewijs is immutabel. Verwijdering vereist een formeel vernietigingsbesluit en wordt afzonderlijk geregistreerd in OverdrachtAuditLog.

Verifiëren

1. Open de zaak → tab Archief.
2. Klik op Bewijs valideren. Procest:
   • Haalt de SIP-bundel uit het archief.
   • Berekent de checksum opnieuw.
   • Vergelijkt met ArchiefBewijs.checksumSha256.
3. Bij mismatch: melding in audit log, en het bewijs wordt gemarkeerd als verificatieFailed voor handmatig onderzoek.

5. Rollback (corrigerende overdracht)

In zeldzame gevallen moet een overdracht worden teruggetrokken (bv. ontdekt dat verkeerde documenten zijn meegebundeld).

1. Open de transactie via Archief → Transacties en kies Rollback aanvragen.
2. Voer motivatie en autoriserende rol in.
3. Procest stuurt het rollback-verzoek naar het e-Depot via openconnector.
4. Na bevestiging worden:
   • OverdrachtTransactie.status op rolledBack gezet.
   • Het bijbehorende ArchiefBewijs op ingetrokken gezet (niet verwijderd, voor audit).
   • Een nieuwe trigger aangemaakt zodra de fout is gecorrigeerd.

Niet alle e-Depots ondersteunen rollback. Bij ontbreken stuurt Procest een correctie-bundle in plaats van een rollback; gedrag is per e-Depot-adapter configureerbaar.

6. Audit en BIO-conformiteit

Elke gebeurtenis (rule wijziging, trigger aanmaak, SIP-creatie, submission, accept, reject, retry, rollback, proof validatie) wordt vastgelegd in OverdrachtAuditLog met actor, timestamp, payloadHash. De log is append-only.

• BIO 8.3.1 (Logging) — actor, tijd, gebeurtenistype, identificatie van de zaak. Geen inhoud van documenten.
• MDTO — XML wordt gegenereerd uit case-metadata en gevalideerd tegen de actuele XSD vóór bundeling.
• GiHandover BagIt — bagit.txt, bag-info.txt, manifest-sha256.txt, tagmanifest-sha256.txt worden meegeleverd in elke bundle.

7. Troubleshooting

Symptoom	Oorzaak	Oplossing
Triggers blijven op Ready staan	Daemon-cron staat uit	Controleer occ background-job:list op lib/Cron/ArchiefDaemon.php.
SIP-creatie faalt met "MDTO validation failed"	Zaak mist verplichte metadata	Vul ontbrekende velden aan en klik SIP opnieuw genereren; audit log toont de specifieke XSD-fout.
Transactie hangt op submitting	e-Depot endpoint timeout of 5xx	Check Beheer → openconnector voor de gebruikte connection; verhoog timeout of wacht op de retry-job (max 5 attempts).
Bewijs validatie geeft mismatch	SIP-bundle in archief was aangepast (bv. anti-malware)	Stop sanitisatie op het archiefpad; herstel via rollback + opnieuw aanmaken.
Dashboard toont 0 in alle stat-kaarten	DIV-rol mist procest_archief_view permission	Voeg de rol toe in Beheer → Procest → Rollen.
Rollback wordt afgewezen	Doel-e-Depot ondersteunt geen rollback API	Bouw de correctie als nieuwe SIP en stuur die in als correctieVan → oorspronkelijke transactie.

8. Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met een zaak die nooit een eindstatus bereikt? Geen trigger; geen overdracht. De zaak blijft in Procest tot DIV besluit hem alsnog (mogelijk vervroegd) over te dragen.

Kan ik een handmatige overdracht starten voor één specifieke zaak? Ja, via Zaak → Acties → Overdracht initiëren. Een ad-hoc OverdrachtTrigger wordt aangemaakt met datum = vandaag.

Hoe wijzig ik de bestemming (welke e-Depot)? Configureer in openconnector: een nieuwe connection met de juiste endpoint en credentials, en koppel die als default in Beheer → Procest → Archief → e-Depot-connectie.

Mag een Procest-gebruiker een ArchiefBewijs verwijderen? Nee. Verwijdering is alleen mogelijk met een formeel vernietigingsbesluit; de UI biedt deze knop niet. Voor het correct verwijderen van data uit het e-Depot zelf: contacteer DIV.

Specs

• openspec/changes/archief-edepot-handover-01-schema-config/specs/archief-edepot-handover/spec.md
• openspec/changes/archief-edepot-handover-08-admin-ui-docs/proposal.md
• openspec/architecture/adr-000-data-model.md — entries BewaarTermijnRegel, OverdrachtTrigger, SipBundel, OverdrachtTransactie, ArchiefBewijs, OverdrachtAuditLog (worden geseed door member-01).